В связи с ростом количества заболеваний, связанных с коронавирусом (COVID-19), команда Livepage перешла в режим удаленной работы.

С начала февраля мы следили за сложившейся ситуацией и подготовили инфраструктуру, которая обеспечивает безопасную и стабильную работу всех сотрудников компании в удаленном режиме.

Мы используем голосовые чаты, видеоконференции и упрощаем внутреннюю коммуникацию с помощью простых и удобных инструментов.

Как вашей компании работать эффективно и с наименьшими затратами в удаленном формате, а также какие инструменты использовать, читайте дальше на примере Livepage.

И начнем мы с инструмента, который сделал нашу коммуникацию в разы вовлеченнее и эффективнее. С того инструмента, потенциал которого, многие бизнесы недооценивают.

Discord

В свое время мы перепробовали большое количество различных мессенджеров и инструментов для общения внутри команды.

Skype, Slack, Discord, Telegram, Битрикс 24.

Какие у них недостатки?

Skype: работал крайне нестабильно, да и сейчас часто возникают проблемы со связью.

Телеграм: из-за популярности этого мессенджера у многих сотрудников возникает путаница с личными и рабочими чатами. Сложно себе представить, как пользоваться телеграмом, если еще хочешь подписаться на какие-то каналы.

Битрикс 24: на момент, когда мы его тестировали, сложилось впечатление, что это обо всем и ни о чем.

Из всех инструментов наиболее удобным казался Slack. И мы уже серьезно думали над тем, чтобы системно перевести все диалоги туда. Но так как команда активно росла, мы уже наперед закладывали необходимость подключения платного аккаунта.

На данный момент цены стандартного пакета 6,25$ за пользователя и 11.75$ за улучшенный пакет.

Но мы нашли Discord.

Discord — бесплатный мессенджер для игровой индустрии. Еще 4 года назад было понятно, что этот сервис имеет огромные перспективы и амбиции.

На главной странице сервиса было написано «Настало время свергнуть Skype и TeamSpeak». И такое маркетинговое сообщение показалось нам очень интересным.

Мы стали изучать.

В итоге, Дискорд стал основным источником общения нашей команды. И за это время очень сильно развился.

Похоже, что Дискорд сильно продвинулся в своей основной миссии — “Свергнуть Skype!”

Сразу хочу предупредить: мало кто с первого раза понимает весь кайф этого инструмента.

По моим наблюдениям, только во время коронавируса большинство людей из команды реально поняли, как им пользоваться на 100%. Нам потребовалось некоторое количество сил и энергии, чтобы донести его преимущества и, по сути, объяснить, как мы будем общаться “по-новому”.

И что еще важно — это инструмент для геймеров. В нашей команде о нем знали не более 5% людей до того, как попали к нам. Это делает его исключительно рабочим инструментов в глазах команды. И это сильное преимущество!

Какую проблему мы хотели решить?

Доступность и возможность связаться с каждым членом команды.

У нас очень много микрокоммуникации. Плюс, в разгар кризиса постоянно поступают самые разные новости. Клиенты также предпринимают антикризисные меры, многие меняют стратегии на текущий период. Некоторые сотрудники видят в условиях домашней работы возможность завершить задачи, которые откладывали в дальний ящик.

В общем, коммуникации много.

Голосовые каналы

Мы привыкли, что для того, чтобы поговорить с кем-то, нам необходимо предварительно согласовать разговор в чате. Но если это 3+ человек, начинается бесконечный процесс согласований: кто-то отошел, кто-то не может, у кого-то в 5-ый раз проблема с микрофоном. Все это давно знакомо и пройдено.

В Дискорде есть возможность управлять голосовыми чатами, настраивать роли: 

Каждому участнику можно присваивать роли, согласно которым ему будут доступны те или иные каналы:

Мы можем за 5 минут организовать массовый голосовой чат, в котором будет одновременно присутствовать более 60 человек.

В Slack (даже в самом дорогом пакете) вы можете собрать вместе только 15 человек.

В Дискорде, повторюсь, это бесплатная функция.

Конечно, вы можете возразить “Зачем делать такой голосовой чат? Ведь это сплошной флуд?”

Нет. Такие чаты нужны для того, чтобы не писать бесконечные письма. Это как собрать всех в конференц-зале и сделать важное объявление. Только вживую, голосом. Все отключают микрофоны или переходят в режим рации и никаких отвлекающих шумов для главного спикера нет.

Режим рации называется Push to talk. Просто назначьте кнопку, при нажатии на которую активируется ваш микрофон.

Видео-созвоны и шейринг экранов

Одновременный Share 6 экранов? Я даже не представляю, кому это нужно, однако, эта бесплатная функция также заложена внутри инструмента.

Вы можете создавать чаты, видеозвонки и одновременно транслировать экраны:

Качество видео может ухудшиться, если свои экраны будут стримить более 5 человек одновременно. Но за все время даже у нас не было такой необходимости. А вот на 2-3 человека — очень удобно!

В голосовых каналах, вы можете также транслировать свой экран. Это очень удобно когда вы заходите в комнату где сидит ваша микрокоманда и сразу открываете окно и показываете что-то у себя.

Не нужно перекидывать файлы и макеты на бесконечные согласования — все быстро и эффективно! И главное, таким образом намного легче обмениваться мыслями и идеями. Сотрудники не будут расстраиваться, что они потратили много времени на объяснение в чате, а их снова не так поняли.

Кастомные статусы

Мы используем статусы как средство для оповещений о том, где мы сейчас находимся, н.п.:

• Отошел на обед;
• Скайп с клиентом;
• Занят до 13:00.

Во время активной фазы работы можно ставить самые разные статусы. Недавно мы объявили розыгрыш небольшой денежной суммы за самый смешной статус. Было весело!

В этот период специалист может отойти в голосовой канал AFK. У него не будет отключен микрофон и наушники и его никто в этот момент не будет беспокоить.

Можно делать самые разные статусы

Текстовые чаты

С текстовыми чатами все гораздо проще — они есть, выполнены в стиле Slack.

К каждому посту можно ставить самые разные реакции — выглядит как собственная социальная сеть. В каждом чате настраиваются права доступа согласно ролям в компании:

И еще удобно, что Discord работает на всех платформах, в том числе и мобильных. Это делает его полноценным мультиканальным мессенджером. Благодаря телефону можно всегда оставаться на связи. Голосовые каналы также работают на мобильном (никаких дополнительных приложений качать не нужно).

Подключение ботов

Discord — продукт с открытым исходным кодом. Есть даже отдельный проект с листингом готовых Discord ботов.

Ботов можно подключить к чему угодно. Например, присылать:

1. Утренние автоматические репорты о состоянии продаж.
2. Заявки с сайта.
3. Данные из Google Analytics о посещаемости, конверсиях и т.д..
4. Данные о деплоях, выполненных задачах и прочее из любого инструмента.

Синхронизировать можно с чем угодно: Google Docs, AmoCRM, Битрикс. Везде, где есть API, можно брать данные и отправлять их.

Мы используем PipeBot для отправки данных из AMOCRM в Discord.

Пересылаем автоматические события, дневные и недельные отчеты прямо в Sales чат.

По сути, вы можете настроить бизнес-процессы под себя. Важно лишь отправлять только нужные уведомления в правильном формате, чтобы не перегружать чат пользователей.

Подойдет ли Discord для разработчиков?

Надо понимать, что Discord базово не предназначен для бизнеса. Просто мы поняли, что это универсальный инструмент, который во время кризиса экономит бюджет и дает все, что нужно чтобы наладить прозрачную онлайн коммуникацию.

Поэтому я просто процитирую моего одногруппника, который отвечает за процессы в IT компании.

Привожу его комментарий под моим постом в фейсбуке:

Поэтому Discord может подойти для разработчиков лишь частично.

Однако, как инструмент коммуникации он идеально подходит для:

• Маркетинговых агентств;
• Творческих команд;
• Электронной коммерции;
• Любого другого типа бизнеса, которому пришлось перейти на удаленку.

Скачать и попробовать Discord можно тут.

Worksection

Лучшая система управления проектами, которой мы пользуемся уже больше 6 лет. Украинская разработка, которая достойна промо!

Worksection позволяет нам:

1. Расставлять задачи по множеству клиентских проектов внутри компании, затрагивая только тех сотрудников, которые необходимы.

Н.п., сотрудник Тарас может видеть задачи только по тем проектам, в которых он участвует, в то время как его тимлид Иван видит и контролирует все проекты своей команды.

2. Все участники могут контролировать статус и сроки выполнения задач клиентов, начиная от создания задачи и до закрытия счета в 1С по окончании всех работ. Таким образом, вся команда следит за эффективностью друг друга, и это хорошо дисциплинирует каждого.

3. Видеть детальную статистику по всем сотрудникам, в том числе и на удаленной работе.

А именно: кто, когда, какую задачу делал, количество потраченного времени, во сколько обошлась эта задача в денежном эквиваленте.

Такая статистика очень удобна для руководителей направлений. При корректных настройках можно получить точный оборот каждого члена команды, чтобы вовремя выявить неэффективных людей и принять меры.

Самый большой страх руководителя удаленной команды — это отсутствие контроля над ситуацией. Сотрудники находятся дома и неизвестно, что они делают.

В компании Livepage под каждую задачу отводится определенное время, за которое специалист должен ее закрыть. Таких задач устанавливается от 5 до 7 часов на день, и по мере их выполнения работник просто запускает таймер, который видит руководитель.

Выполнив задачу, работник пишет о результатах в комментариях.

Пример

На сегодня у Тараса стоит 3 задачи, примерно на 6.5 часов в день. Когда Тарас начнет выполнять задачу, он запустит таймер, и руководитель будет видеть, что конкретно он делает. На время обеда и перерывов таймер останавливается. В конце рабочего дня по таймеру должно быть не меньше 5 часов, а все задачи закрыты. Руководитель может видеть, что задачу, которая должна быть закрыта за 3 часа, работник сделал за 2 или 4. На основе такого ежедневного анализа можно выявлять эффективных работников и прогульщиков.

Наши основные принципы удаленной работы:

1. ежедневный контроль задач и нагрузки каждого члена команды;
2. выставлять задачи, которые можно закрыть в течении одного дня (больших задач на 20-50 часов не должно быть — их стоит разбивать на мелкие части).

Попробовать Worksection можно тут.

Talent LMS

Первую неделю работы в Livepage любой новый специалист изучает LMS, знакомясь с правилами работы компании, ее ценностями и базовыми задачами, которые должны знать все.

LMS снимает большой кусок работы с руководителя по onboarding-у каждого нового специалиста. Конечно, у новичков есть менторы, а также тимлид уделяет много внимания всем новеньким, но повторяя одни и те же вещи, можно что-то упустить, а работник может забыть то, что ему рассказывали раньше.

LMS для Livepage — это справочник, обязательный к прочтению. Когда мы запускаем новую методику работы и правила взаимодействия, мы устраиваем общее собрание, на котором делаем презентацию для всех. А после формируем учебный курс, который пройдут все текущие работники и закрепят полученные знания, подтвердив это сдачей тестов.

Многие тесты интерактивные, с обратным отсчетом времени на сдачу.

Преимущества при удаленной работе

Работая online, мы не перестаем учиться. Так, за период карантина, мы разработали новую детальную и подробную инструкцию для руководителей всех направлений по правилам взаимодействия с удаленной командой.

Команда менеджеров смогла быстро привести свои знания к единому уровню, пройдя новый курс и сдав тест.

Если всей команде потребуется быстро освоить новые знания удаленно, с LMS мы точно узнаем, кто сколько времени уделил обучению.

Попробовать Talent LMS можно тут.

AmoCRM

Не смотря на общий спад экономики в связи с пандемией, новые заявки от бизнесов продолжают поступать, а часть существующих клиентов активизируют работу в направлении маркетинга.

Для того чтобы каждый в команде смог грамотно ориентироваться в ожиданиях и целях клиента, мы сохраняем всю историю общения — записываем текстовое и голосовое общение.

Это позволяет даже в удаленном формате оставаться в едином информационном поле по каждому из клиентов.

А логирование всех действий Sales команды позволяет отслеживать эффективность каждого в реальном времени.

Помните про Discord?

Так вот, повторюсь. Мы настроили интеграцию AmoCRM и Discord и получаем оперативную информацию о новых лидах, движении лидов в CRM и закрытии проектов.

Другие удобные сервисы для удаленной работы, которые вы можете попробовать у себя

Для проведения онлайн-встреч

Инструменты:

• Zoom,
• Google Hangouts,
• Skype.

Zoom

Лидер в сфере конференц-решений. В бесплатной версии на видеоконференцию можно пригласить до 100 человек, но существует ограничение по времени (40 минут).

Платные версии стоят $15-20 в месяц на одного организатора: время конференции увеличивается до 24 часов или не ограничивается, количество участников возрастает до 300, 500 или 1000.

Интерфейс приложения довольно простой и удобный, качество аудио и видеосвязи отличное.

Google Hangouts

Бесплатное решение для проведения видеоконференций. Количество участников встречи ограничено до 25 человек, длительность может быть любой. Есть функция «Hangouts в прямом эфире», которая позволяет транслировать мероприятия любому количеству зрителей.

Сервис интегрирован с Google календарем, во время беседы есть возможность обмениваться файлами из Google Drive, совместно работать над документами и сохранять файлы на виртуальном диске.

Skype

Всем известное приложение для видео- и аудиоконференций. В видеоконференциях Skype может участвовать от 3 до 50 человек. Ограничение на использование видеозвонков: не более 100 часов групповой видеосвязи в месяц, не более 10 часов в день и не более 4 часов на каждый групповой видеозвонок.

Основной минус сервиса — проблемы с видеосвязью и стабильностью работ, из-за чего многие компании отказываются от Skype.

Как мы работаем в Livepage

Мы проводим онлайн-встречи с клиентами в Zoom, Google Hangouts и Skype. Чтобы общение с клиентом максимально приблизилось к формату личной встречи, рекомендуем использовать следующие функций софта для видео звонков:

• Включайте видео, чтобы каждый участник встречи мог видеть клиента и коллег.
• Демонстрируйте экран. Это значительно увеличит скорость передачи информации и поможет всем участникам встречи быть на одной волне.
• Отправляйте приглашение в календарь всем участникам встречи.
• При необходимости записывайте важные звонки (конечно, с разрешения клиента).

Для отслеживания задач и организации работы

Инструменты:

• Asana,
• Trello,
• MeisterTask,
• Jira,
• GitHub,
• Notion.

Помимо Worksection существует множество систем для отслеживания задач. Англоязычная альтернатива Worksection — Asana.

Trello, MeisterTask — удобные канбан-доски для ведения проектов. Каждая задача имеет свой статус: к примеру, «В планах», «Выполняется» и «Завершено». Эти инструменты позволяют наглядно отобразить рабочий процесс и понять, на какой стадии находится каждый из сотрудников.

IT-команды обычно используют Jira, GitHub или Notion. Jira позволяет ставить задачи и отслеживать их выполнение, имеет удобный мобильный интерфейс для управления проектами. Notion — аналог Jira, который некоторые команды находят более удобным и простым в использовании.

GitHub — предназначен для создания софта удаленными командами, содержит функции комментирование кода и управления разными типами проектов.

Для организации рабочих файлов

Инструменты:

• Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Presentation;
• Dropbox;
• Onedrive.

Google Drive

Все документы советуем хранить на корпоративном Google Drive. Документы, таблицы и презентации также создавать на корпоративном облаке, так как на видео/аудио конференции с клиентом часто нужно открыть документ для демонстрации или внести срочные правки.

15 ГБ на Google Drive можно получить бесплатно, 100 GB будут стоит 45 гривен в месяц, 1 TB — 229 гривен, 10 TB — 2299 гривен.

Dropbox

Dropbox — отличный аналог Google Drive. Сервис дает возможность создать на компьютере специальную папку, которая синхронизируется с Dropbox, благодаря чему содержимое доступно для просмотра на любых устройствах.

Всем пользователям доступно 2 ГБ бесплатного дискового пространства. Тариф Plus c 2 ТБ памяти будет стоить $9,99 в месяц, 3 ТБ — $16,58 в месяц.

OneDrive

Если вы обладатель компьютера на Windows, то уже знакомы с OneDrive, который устанавливается вместе с операционной системой.

В бесплатной версии доступно только 5 ГБ памяти, расширение хранилища платное.1 ТБ памяти обойдется в 1899 гривен в год, 6 ТБ — 2599 гривен в год.

Цель статьи — поделиться стратегией перехода на удаленку с как можно большим количеством предпринимателей. Если вам была полезна статья — поделитесь ей в соц. сетях.

Если остались вопросы по организации эффективной удаленной работы — жду вас в Facebook.

Последние горячие лайфхаки по маркетингу ищите в Telegram-канале.